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2010年2月9日 星期二

你會做筆記嗎?(筆記相關書籍的筆記整理)

筆記,工作者最好的思考鍛鍊

「做筆記有什麼可教、可學的?」畢竟,筆記誰不會做?一張紙、一枝筆,或許再配上幾個圖表,對許多人來說,筆記的好與壞,可能只是字跡潦草與工整的差別而已。

但仔細回想,你有沒有這樣的經驗:

開會時隨手翻開筆記本,看到有空白頁就開始記,幾天後卻翻遍整本都找不到記到哪去了;

只顧著埋首記下所聽、所聞的事,日後整理時,根本分不清哪些句子是講者所述、哪些又是自己的意見;

會議中拿到的講義、資料,隨手對折就插在筆記本裡,某次從包包抽出筆記本時,不慎散落一地,哪份資料屬於哪次會議,完全分不清了;

會議紀錄做得零零落落,事後只靠記憶做事,等到下周例會上,才發現自己遺漏了主管交辦的工作;

臨時接到客戶來電,隨手抓一張紙記下對方說的話,結果中午吃個飯回來,卻怎麼也找不到那張紙了;

這些或許都只是「小問題」,卻也是有些人給人丟三落四的印象、有些人做事快又精準的差異所在。

舉凡會議紀錄、腦力激盪、資料整理、代辦事項安排……等等,根據日經《Associé》雜誌的調查,上班族的日常工作中,半數以上都與資訊的處理與傳遞有關,而「做筆記」,正是所有資訊處理工作的基礎。

光是把「筆記」做到確實,就能協助工作者釐清各項資訊與工作進度,減少錯誤與不確定性,避免浪費時間在反覆確認與修改上,大幅提升工作效率,避免陷入「終日忙亂、成果品質卻不佳」的瞎忙窘境。

書寫,有助於延伸思考

或許有人會說,現在電腦如此普遍,何必強調紙筆記錄?《筆記成功術》作者米山公啟表示,電腦再輕薄,也不如筆記本方便攜帶;而且比起電腦打字,紙筆書寫無論是在抄寫、圖解或塗改上,揮灑空間也更大。


更重要的是,筆記的書寫是一套資訊分析與判斷的流程。一個人唯有在完整理解所接收的資訊後,才能去蕪存菁、抓出重點,明白自己「要記下些什麼」。可以說,筆記不只是記錄,更是一種價值判斷。

此外,做筆記還有助於「喚醒記憶」。米山表示,「想不起來」不等於遺忘,只是被收藏在腦海底層某個角落,而「書寫就像鉤子一般,可以幫你把記憶拉扯出來」。試想,你是否曾在寫筆記的過程中,突然回想起自己曾經看過某篇相關報導、或某本相關書籍。

某種程度上可說,資訊記錄只是筆記的「結果」,過程中所涉及的思考與聯想,對於工作者的幫助更大。

養成動手做筆記的習慣,不只強化記憶,還能增進對資訊的敏感度,讓自己的構思與創造能力,更上一層樓。

書寫,就是在鍛鍊腦力

「書寫」並不只是手指的活動,而是運用全腦才能達成的一連串行動集合。換言之,筆記的書寫過程,其實是生活中最方便的腦力鍛鍊。

具醫學博士學位、專攻神經內科的米山公啟解釋,人們在寫字時,要先從大腦內負責記憶的「邊緣系統」中將文字取出,交給負責語言理解的「顳葉」做分析,接著再回到主司思維、決策與學習的「前額葉」,進行資訊判斷與暫存。

儲存在「前額葉」中的文字資訊,會再經由「大腦頂葉的運動中樞」接收,並隨著運動神經下達的「書寫」指令,一同傳給手指。而手指的動作,則由「小腦」負責控制。

最後,寫下的文字將會以圖像方式,透過眼睛傳回大腦中負責視覺處理的「枕葉」,並由「前額葉」在腦中與記憶交叉比對,確認所寫的文字是否正確,再由手指進行修正。因此,善用紙筆書寫,可以有效刺激腦部的活化。

不過米山也提醒,人只有在思考時,才會引起頭腦中的變化,所以單純的抄寫經書或聽音打字這類行為,由於缺少自身有意識地思考,對腦部活化的功效,遠不如必須先理解他人言語,然後進行訊息分析、並依照本身需求進行摘要的筆記過程。

「唯有一面思考一面書寫的筆記術,才能真正鍛鍊腦力」,米山強調。




筆記八法:讓紀錄內容井然有序
 
一、採用活頁式筆記本:方便調換內頁順序
匆忙趕進會場,隨手翻開筆記本,找到空白頁就開始寫......日積月累之後,筆記內容的順序大亂,整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,選用活頁式筆記本,就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁,方便筆記本內頁的整理與分類,讓人不必每次做筆記,都得翻找上回記錄處,還可以任意抽換不同格式的活頁紙,讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料,林珮玲也建議以打孔機打孔後,與相關筆記頁面夾在一起,讓資料收納更有條理。

二、使用最普遍的活頁筆記本規格:26孔
在選購活頁式筆記本時,誠品文具管區副理湯如瑩建議,26孔版本是最佳選項,因為這是市面上最常見的規格,日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾,不僅容易買到,選擇也多,使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

三、明確的表頭標記:X mark標記法
明確的表頭標記,是筆記不可或缺的基本功,市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位,目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位,可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法:在筆記頁上方畫一個X記號,順時針依序填上「主題」「相關資訊」(如與會人、資料來源、關鍵字等等)「日」「月」,方便日後翻閱時,能快速進行索引。

四、有效的版面配置:康乃爾筆記法
康乃爾筆記法(Cornell Method)是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧,最大特色就是:把兩條線,以「歪基心的倒T字」組合,將版面切割為「一大兩小」3部分:左方小區塊 用以記錄日期、主題、與會者等基本資料,右方大區塊用做記錄內容的主要範圍,下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。

透過將版面切割為3個區塊,明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊,可便於事後閱讀時一目了然。

五、預留空白位置:便於補充註記
林珮玲強調,一般人記筆記時最常犯的錯,就是把整張紙填滿,忘了留白。

預留空白主要有兩個好處:(1)方便補上臨時想到的相關資訊或心得,不但可以避免頁面上到處是拉線,顯得凌亂不堪,還可以避免隨手、隨處記下靈感,事後根本忘了記在哪裡;(2)方便日後整理筆記時,可以寫下心得或相關延伸思考,讓筆記更完整。

六、抓出關鍵字:串字作文
在邊聽邊寫筆記時,無可避免地必須簡化內容,但如何做到「簡而不陋」,林珮玲建議採用「串字作文」的方式,先抓出關鍵字(例如重要人名、專有名詞、相關行 動等等),並以「主詞+述語」的方式簡述彼此關係,待事後整理筆記時,再將所有關鍵字串在一起,透過「串字→詞→句→段→文」的延伸法,還原完整的敘述內 容。

七、活用線條和圖解:呈現事物順序與關係
線條與圖解是簡化筆記內容非常好用的方法。和田茂夫表示,最常用的線條為「→」和「—」,可明確標示出事情的順序或物件彼此間的關係;最常用的圖解則是 「○」和「□」兩種圖形,主要用以標示「物件」與「行動」。其他諸如長條圖、折線圖、圓餅圖等等,也是筆記時的好幫手,透過簡單的幾何圖形,就能闡釋原本 需要大量文字敘述的資訊。

不過和田也強調,不管是線條或是圖解,描繪時只要能明確示意即可,沒必要過度講求精確和美觀,免得浪費太多時間在繪圖上,本末倒置。

八、依序記錄,寧可留空也別怕浪費紙
和田茂夫認為,筆記應從上至下按照主題依序記錄,並配合句子間的敘述邏輯適時換行,確保每句話的「記錄順序」都能被辨識,以便日後做整理時,能夠釐清哪些事情敘述在前,哪些發生在後。

千萬不要為了省紙,把整張紙抄成一片字海,事後還得逐句閱讀,才能找出資訊的順序性關連,徒然浪費時間與精力。




後續整理比當下記錄更重要,發揮筆記的真正價值
很多人在上課、開會、聽講的當下,都會振筆疾書、拚命做筆記,但之後卻一次也不曾看過自己的筆記,失去了筆記的意義。《超有效備忘錄》作者大勝文仁強調,要充分發揮筆記的功用,後續的「整理」更重要,可讓第一手內容大幅增值。

不過,整理並非只是將紙本內容輸入電腦歸檔。大勝指出,有效的筆記整理與保存,有下列4個作業程序:

(1)審視:再度確認筆記內容,如果覺得某部分內容是不必要的,就此捨棄也無妨。
(2)做記號:在筆記上標註明顯記號,幫助自己之後即使不再重新閱讀筆記,也能一目了然筆記內容或重點。
(3)分類:將做記號的部分摘出重點,並依個人偏好的方式做分類,也就是為資訊做索引。記住,分類是以自己日後需要該資訊時,能夠立即提綱挈領、掌握重點為原則。
(4)整理:將分類好的資訊,再依類型或相關性歸檔,供日後需要時可運用自如。

利用歸檔,讓舊筆記本成為資料庫
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,舊的筆記本或手帳,記載了許多難能可貴的生活經驗和心得,不應任意丟棄。藉助於上述4道程序,可將筆記本活頁拆下、做好索引,再分門別類集結裝訂,不但可在日後供做資料檢索或工作使用手冊,再次閱讀也常能帶給自我新的啟發。

製作失敗筆記,克服弱點與缺點
《筆記成功術》《超有效備忘錄》《筆記女王的手帳活用術》等書的作者一致建議,應該為自己建立一本「失敗筆記」。人生難免會犯錯,能從錯誤中成長,犯錯的經驗才會產生價值。

「失敗筆記」的製作方法是:先挑選一本合適的筆記本,然後在自己遇到失敗、挫折,甚至只是疏忽大意犯了錯時,簡單地寫成清單,並且反躬自省,列出具體的改善對策,避免自己重蹈覆轍。


以「刪除線」修改紀錄:保留還原及追蹤的可能
做會議紀錄或行程規畫時,碰到需要修改或調整時,你習慣怎麼做?用橡皮擦把鉛筆寫的記事擦掉,還是把原子筆所寫的記事塗黑?《超有效備忘錄》一書作者大勝 文仁強調,千萬不要這麼做。正確做法應該是把原本的紀錄用刪除線劃掉,保留仍可辨識的字跡,然後在其下方或附近寫上更新資訊。

大勝表示,這麼做最主要有兩個用意:
(1)保留原先的紀錄以供辨識(也就是留下證據),防止因為行程變更或計畫修改而引發糾紛;
(2)避免在修改後又想改回原狀時,還要重寫一次,或是手邊紀錄已被擦掉或塗黑,只得重新徵詢當初的決議內容,不僅麻煩,也容易給人負面觀感。

記錄修改原因:不犯相同的錯
在更新或修改筆記資訊時,也可以在旁邊附註修改的原因,或是這件事帶給自己什麼感覺等相關意見,提醒自己下次別再為了相同理由而必須修改。

例如,和客戶原本約好的見面時間發生變更,可能是因為客戶在那個時段日後都有固定例會要開,把原因記錄下來,下次就能避開。又或者學習筆記上的內容修改,可能是因為自己背錯了某個公式,或套用了錯誤數據,寫下原因,就能提醒自己下次小心,不再犯相同錯誤。

醒目標示重點或大錯:每次檢閱筆記都能得到警惕
《考上第一志願的筆記本》一書建議,只要是格外需要注意的部分,例如犯了重大錯誤,或是務必要記住的重點,最好能以粗體字標示在顯眼處,好讓自己翻到那一頁筆記時,最先映入眼簾的就是那個大錯或重點,立即得到提醒。
排列「色彩序階」:標示重點
一般人常用藍筆或黑筆做筆記,但其實人們對於色彩的敏感度,遠大於黑白文字,因此《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,不妨挑選不同顏色的筆,以搶眼 程度排列「色彩序階」,分別代表不同程度的重要性,做為標示重點之用,例如:紅>粉紅>橙>黃>綠。如此,日後在瀏覽筆記時,就可依照當時的需求,挑選不 同顏色重點閱讀,加快資料整理的速度。

三色法:賦予顏色意義,協助資訊分類
透過賦予顏色不同的意義,也有助於為資訊分類。林珮玲表示,在各種顏色區分方法中,日本明治大學教授齋藤孝提出的「三色法」,易學又實用。

齋藤孝為紅、藍、綠這3個顏色,分別賦予不同的意義:在行程方面,紅色代表「最重要待辦事項」,藍色代表「一般待辦事項」,綠色代表「個人私事」;在資訊管理上,紅色表示「從別人口中聽來」或「比較主觀的資訊」,藍色表示「次要資訊」,綠色表示「自己的想法」。

林珮玲指出,每個人對於顏色的定義或許不盡相同,但是藉由建立起個人的用色規則,日後每當瀏覽筆記本或行事曆時,就能迅速而直覺地抓出所關心的項目,大大提升工作效率。

選用3~5個顏色:避免色彩過多,混淆重點
色彩雖然好用,但是如果同一個版面上顏色過多,有時反而會阻礙閱讀。在筆記色彩學中,3~5個顏色最適中,一旦超過7種顏色,反而會造成混淆,讓人分不清那個顏色才是重點。

因此,即使市面上已有7色甚至10色筆,但筆記專家還是建議選用3色筆或5色筆來做筆記。

紅筆:抄寫段落標題,做為筆記大綱
紅色是最醒目而強烈的顏色,最適合用來標示重點,也可用來書寫補充備註。林珮玲舉例,遇到有人做投影片簡報時,可用紅筆記下每張投影片的標題字,細部內容則以黑筆或藍筆撰寫,如此事後閱讀筆記時,只需看紅字部分,就等於讀完整場報告的重點大綱。

螢光筆/色鉛筆:區分色塊,進行可視化管理
著有《用螢光筆學英文》等書的日本學習專家神戶康弘表示,螢光筆畫出的「色塊」,非常適合進行視覺化的資訊管理。以學英文為例,可準備五、六支不同顏色的螢光筆,將相同屬性的字詞圖上相同顏色,便可創造出比三色法更明顯的段落區分與重點標示效果。

螢光筆的色塊效果,也可用於管理工作進度。例如,將客戶拜訪名單製成表格,每完成一位就塗掉一格,進度一目了然。此外,如果再將客戶依屬性劃分,並標記不 同的顏色(例如男性用黃色、女性用藍色),則透過色彩分析,還可檢視自己是否有特別忽略了哪個族群,做為調整工作內容或重點的依據。

日本博報堂生活總和研究所上席研究員山本貴代提醒,在選用螢光筆或色鉛筆時,盡量不要挑選飽和度過高或太深的的顏色,以免不小心遮蓋掉筆記內文。

各色便利貼:進行顏色管理
林珮玲表示,便利貼可以無限增加張數與任意移動位置的特性,十分便於為筆記補充資料或標記重點。若再搭配顏色分類系統,以不同顏色區分資訊重要性或輕重緩急,效果更佳。

此外,也可將便利貼當成分類標籤來使用,貼在筆記頁緣,建立資訊索引。

貼紙與印章:增添色彩與趣味
各種顏色和圖案的小貼紙或印章,也是筆記色彩管理的好工具。林珮玲舉例說,不同顏色的圓形小貼紙,適合替代色鉛筆,用來標記重點;而聖誕、生日等圖案貼紙,也可用做行事曆的提醒圖示。

不過,誠品文具館區副理湯如瑩則認為,印章和貼紙基本上只是用來增添版面的色彩與趣味性,裝飾意義大於實際功能,尤其若把筆記貼得花花綠綠,反會有礙閱讀。


理出訊息邏輯關係,把複雜變簡單

抓取「數字」和「名詞」,將長句子化為關鍵字組合
「只要一眼就能看出內容是什麼,就是一篇合格的筆記,」《超有效備忘錄》作者大勝文仁建議,記錄時可盡量省去不必要的文字,抓取「數字」和「名詞」做為重點,有效地簡化筆記。

例如,「明天從東京車站搭上午6點的新幹線xx號班車出差到大阪,預計抵達時間為早上9點」,多數人應該只會記下「東京車站 / 6:00」,其餘資訊都可省略,也不妨礙理解。

將資訊符號化,便於速記
做筆記時,很多人都會使用一些簡略符號,以加快書寫速度,例如「F = 傳真」「M = 手機」「T = 電話」「會 = 會議」「訪 = 拜訪」「★ = 重要事情」「? = 未確定事項」「※ = 注意事項」等等。

大勝文仁指出,個人想要自創符號也無妨,只要熟悉規則、使用習慣便可。他提供了3個運用資訊符號的要點:好寫、不占太多空間、一眼就知道自己寫了什麼。

附上「符號解說表」,熟記符號的意義
使用代碼固然快又方便,但如果連自己都忘了「符號的意思」,大概也沒什麼人能看懂筆記內容。

大勝建議,在完全熟悉每個符號的意義之前,尤其是習慣使用英文字詞的開頭字母做縮寫的人,不妨在筆記本最後附上一個「符號解說表」,並不時練習以便熟記。例如,會議 = M(Meeting);大型會議 = C(Conference)。

紅線標記重點,快速理解筆記內容
符號或圖形也有「強化資訊」的功能。例如,利用紅筆描繪方框、圓圈、底線……用以標記重點,不但可以在閱讀時一眼看出重點,也可讓筆記更顯得言簡意賅。

《筆記成功術》作者米山公啟建議,為文章畫重點時,可遵照以下4個步驟:

(1)把關鍵字標上紅線:每一頁的關鍵字控制在4、5個左右,數量過多就失去了簡化的意義。
(2)把結論圈起來:結論有時出現在文章開頭,有時結尾時才產生,用紅線圈出結論,有助於快速理解。
(3)印象最深的地方畫紅線:印象「最深」的地方,當然只有一個,因此畫線部分只能有一處。
(4)覺得最有趣的地方畫紅線:同理,畫線之處也只能有一個。

善用線條與箭頭,標示物件關係或閱讀動線
線條搭配箭頭所構成的「指示記號」,是筆記時最常使用的符號,也是大眾辨識度最高的一種符號,它在筆記中的常見用法有以下幾種:

(1)標示閱讀方向;
(2)標示物件彼此的從屬或因果關係;
(3)表示時間軸或經過時間;
(4)多個(指示記號)並列時,可做為項目符號使用;
(5)可做為插入符號。

練習簡單圖解,將複雜資訊化為圖像

圖解可以用簡單的視覺化圖形,闡述複雜的意義,運用得當,可說是幫助筆記簡化的一大利器。不過,想以圖解來做筆記,《現學現用的商業圖解思考法》作者開米瑞浩指出,最重要的不是「畫圖的技巧」,而是「閱讀理解的能力」。

不管是用長方形、圓形還是箭頭做圖解,先理解筆記中各項物件的關係與順序,是繪製圖解的先決條件。開米表示,這套過程包含了將內容「區分、整合、排列,再做成圖表」,亦即將筆記內容做成圖解的4步驟:

(1)區分:抓出筆記內容中的關鍵字或重要陳述。例如,「先行檢查裝備,確認本身健康狀況再出發」這句話,便可拆解成「檢查裝備」「確認健康」「出發」這3個要素。
(2)整合:重新檢視上一步驟抓出來的關鍵字或重要陳述,去掉修飾用語,再整合成共同的說法。例如,「檢查」與「確認」在意義上其實差不多,可用「確認」統稱。
(3)排列:將區分出來的關鍵字或重要陳述,依序排列成線性的步驟。
(4)製圖:將上述過程排列後,便已構成一個矩陣圖。


行事曆九法:讓工作排程一目了然

工作排程第一步:確立目標
回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第 一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算
「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階 段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

在顯眼處寫下「一年的目標」
「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

必要時,也可將各項年度目標加框,或用粗體、色字特別標明,強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到,才不容易半途而廢。

年行事曆:記下主要活動,把握全體樣貌
有了年度目標之後,接著還應在一年之初,在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動,並用「←→」標示出哪些時段已 被填滿,哪些仍屬空閒,如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標,甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調,「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要 的功能。

使用記號與色筆,標記「重大事項」
每月開始時,應回頭檢視年度目標,將當月待辦事項填入月行事曆,並在空白處醒目地標示。弘兼建議,可以螢光筆或紅筆,將重大預定事項特別標示出來,或是將 公事和私事用不同顏色做區分,務必做到「易於辨識」。不過,由於月行事曆可寫字的空間通常有限,所以文字力求簡潔,必要時使用代號也無妨。

切割版面,讓工作規畫更合理完善
在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間,也是弘兼憲史推薦的做法,有助於釐清當日預定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午時段,陸續被填入6項企畫案完成日,顯然難以達成,這時就必須及早重新安排工作。

《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲則建議用「十」字,將月行事曆上的每格區分為四象限,分別代表「重要」「緊急」「不重要」「不緊急」,然後填入當日工作,如此就能知道哪些事屬於「必辦事項」,不得遺漏。

醒目標示非預期、不確定事項
訂完年度目標和當月目標之後,「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置,做為提醒。

弘兼提醒,除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外,也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」(例如「周二~周五 上司出差」)和「未確定的預定事項」(例如「周三下午總部主管可能會來」)這兩種資訊,因為它們往往會對行動安排產生重大影響,甚至打亂原訂計畫。

制訂檢核表,避免遺忘與拖延
碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作(例如去郵局劃撥雜誌續訂費),林珮玲建議應將此類事項列在每日行事曆上方,並畫上檢核表做為提醒,否則很容易一忙就忘了,甚至一天拖過一天。

誠品書店文具館區副理湯如瑩也認同檢核表的必要性,她還特別訂做了一個「□」型的小圖章,方便自己在行事曆上蓋印檢核表。

使用便利貼,擴充版面空間
如果因為行事曆版面空間較小,不夠寫上眾多待辦事項時,林珮玲建議可用小張便利貼貼在行事曆上,以創造額外空間、發揮提醒作用,還可在當日未能完成之際,直接將便利貼移到其他時段。

當然,如果某件工作不斷被延後執行,甚至貼到便利貼都沒黏性時,林珮玲認為,那就代表這件事或許根本不必做,不妨直接從預定計畫中刪除。


好學生的筆記本共通原則


沿著筆記本頁面上橫線,寫得整整齊齊的文字、連參考書也相形見絀的版面配置、難以想像竟是手繪的精緻圖形──這是所有東大筆記本共同的特徵。

東京大學,無數日本學子的第一志願。這群東大合格生的筆記本,姑且稱之為「第一志願筆記本」,而這7個字,其實就暗藏了7個關鍵的筆記法則。

法則1:「第」一個字對齊

翻開東大筆記本,讓我印象最深刻的就是同一個段落的第一個字都對齊。把單元名稱等「大標」寫在最左端,接下來空1~3個字,寫上「小標」,然後再空1~3個字,寫上內容的「重點摘要」。

依種類不同來決定文章開頭的位置,如果需要寫成好幾行,那麼各行第一個字都要對齊。這麼一來,不但看起來很整齊,也很容易區分內容。

法則2:「一」定要寫才動手寫,否則影印即可

如果練習題的筆記本,就把課本上的問題影印下來,貼在筆記本上;如果是史地、公民等歸納知識的筆記本,就把歷史資料影印以後貼上。

東大的考試科目居全日本大學之冠,要讀這麼多科,還要一個字一個字寫,時間絕對不夠。所以要有策略,不需要自己動手寫的內容,只要影印貼上就好,以效率為優先考量。

法則3:「志」在清晰,不怕大量留白

很多人寫筆記會大方留白,不會把整本筆記寫得密密麻麻。留白,不但可以讓筆記本賞心悅目,有時候老師上課會補充說明,或複習時查到了一些知識,都可以寫在留白的地方。這樣可以補強自己的弱點和知識不足之處,把課程理解得更透徹。

法則4:「願」望快速實現,要靠索引

筆記本裡資訊量非常龐大,重新閱讀有時候會很費工夫。所以,很多人會在每一頁的左上方貼上單元名稱,不少人甚至還在第一頁製作目錄或索引貼紙。這麼一來,不需要翻閱筆記本的所有內容,就能馬上找到自己要看的地方。

如果再加上標題、相關內容的教科書和參考書的頁碼,更能提升複習時的檢索功能。

法則5:「筆」記本的段落分明

要歸納或總結一件事,例如日本史上某個時代、數學問題或英語文章等,一般都用一頁或跨頁呈現,這樣不但可以避免內容講到一半就得翻到下一頁,還可以一眼看到所有相關知識,有整體的印象,幫助自己日後有系統地歸納內容。

如果內容多到一個跨頁放不下時,可以把內容寫在活頁紙或筆記本的紙片上,再貼在筆記本上,一定要設法在一、兩頁之內解決。

法則6:「記」筆記之前先有規畫

以英語預習筆記本為例,東大生會在左頁寫英文原文的文章,下面則寫自己查的單字和片語。每個人寫筆記都有自己的一套格式,東大生知道哪裡要寫什麼,概念一致又清楚。他們一眼就能看出哪些是自己預習時寫的內容,哪些是上課中寫的新知識,哪些是複習時追加的便條紙。

法則7:「本」本字跡清楚工整

不論翻幾本東大筆記本,都會看到簿子上的字跡和力道一致。因為東大複試全是問答題,考生平常就要思考:怎樣的答案最能投閱卷者所好?所以他們平常就在練習「寫得清楚工整」。

不過,有時候不是工整就好,如果是上課抄的筆記,還要留意「在有限的上課時間內盡量抄,不要等到複習時才發現自己遺漏太多內容」。

「每個人都可以透過寫筆記,自己發現問題。」善用這7個法則,才能寫出「有魄力的美感」的東大筆記本。這樣的筆記本可說是自己原創的參考書,將為自己量身訂作的知識,全部濃縮在一本筆記本中。(本文摘自第一章)

《考上第一志願的筆記本》——東大合格生筆記大公開
作者:太田文
日本一橋大學研究所言語社會研究科碩士,曾參與「進研研究會」,編輯國高中生函授教材。2008年起,透過蒐羅超過200本日本東京大學學生的筆記本,分 享他們準備考試過程中做筆記的方法與訣竅,合計歸納出優秀筆記術的7大原則。本書推出後引發巨大話題,不僅在熱賣超過37萬冊,更在全日本掀起一陣「筆記 熱潮」。
出版社:聯經出版公司
出版日期:2010年01月
ISBN:9789570835281

其他延伸閱讀

《筆記女王的手帳活用術》
作者:林珮玲(Ada)
出版社:三采
出版日期:2010年1月15日
ISBN:9789862291900
內文簡介:隨身攜帶的手帳,是一般人最常拿來做筆記的工具,作者從筆記挑選談起,除了提供記錄技巧之外,並配合「飲食日記」「體重管理日記」「送禮筆記」等十餘種實用範例,逐一解說各種筆記在生活中的應用方法。

《筆記成功術》
作者:米山公啟
出版社:商周出版
出版日期:2007年06月15日
ISBN:9789861248936
內文簡介:從腦科學談起,說明筆記與思考的關係,強調持續書寫能讓創意不斷延伸。書中並揭露27種「點子手冊」,指出不管記錄日常行蹤或抄寫格言佳句,看似只是寫下無用事情,但其實這些練習都將成為提升自身資訊敏感度的利器。

《超有效備忘錄》
作者:大勝文仁
出版社:有名堂文化館
出版日期:2006年11月15日
ISBN:9868266947
內文簡介:詳盡說明如何妥善結合備忘錄與行事曆,做好個人工作排程。除了分門別類提點適用於各種商業情境(如外訪、企畫、會議、名片整理等)的筆記術之外,還提供了如何手機、數位相機、錄音筆等3C工具做紀錄的方法,讓事情的記錄與追蹤更有效。


《記事本圓夢計劃》


如果你的記事本只是用來抄寫待辦事項、或是記錄每天花費,那麼你等於還沒有將筆記本的功用發揮得淋漓盡致,因為筆記本也可以是實現未來計畫的重要輔助工具。

用無數的小行動,編織成遠大夢想

日本網路公司GMO集團創辦人熊谷正寿21歲那年,曾在筆記本寫下自己的夢想,並製作為期15年的「未來年表」,許下「在35歲之前讓自己創立公司股票上市」的心願。

為了達成這個遠大目標,熊谷正寿一方面強化理財與投資知識與技能,藉以累積創業資金;另一方面也不忘積極尋找有潛力的新事業,並將過程中的情報蒐集、執行方法,以及偶爾閃過的點子,都記在筆記本上,最後因為「用筆記本」而完成理想。

因為把夢想從蘊釀到實際執行的方法都「寫在紙上」,使得熊谷正寿燃起了強烈的信仰,以及不斷努力的動力,最終實現了夢想。他在著作《記事本圓夢計劃》中,將筆記本分為夢想筆記本、行動筆記本和思考筆記本。

3種筆記本,互無遺漏

夢想筆記本包含「想做事情的清單」和「未來年表」兩部分:前者指的是列出並清楚描述自己的夢想,例如「我想買房子」就還不夠具體,應改成 「我想買捷運○○線沿線的房子、車站距家裡○○公尺、總價○○萬以內的房子」;後者則是將實際想完成的目標,拆分成年、月、周、日的執行清單。

此外,讓「想做事情的清單」更有魅力的一個訣竅,就是運用照片或圖畫等視覺效果,像熊谷正寿就曾經把「和自己心中夢幻車款合照的照片」,貼在筆記本上、常常看,促使自己以最強的動力加速度完成夢想。

寫入「為了達成夢想該做的事」「該注意什麼並去執行」等具體計畫的筆記本,就是行動筆記本。它是先以夢想筆記本中的「今年重點目標」「日周月年‧執行清 單」為基礎,再於計畫行程中填入每月、每日該做的事,如此一來,光看記事本就能確實掌握每天該做的事,也不會遺漏重要事項。

思考筆記本則是將所有該完成的目標或蒐集資訊,依照事業、計畫、主題、對象……等做分類。熊谷正寿自己的思考筆記本中,分為薪資、人事、購併、投資人關係等項目,還列有思考確認清單,藉以釐清「該以什麼做為判斷基準」「如何實際執行」等思緒,也避免遺漏。

以「新開發事業確認清單」為例,便可以提醒自己就「成長性」「競爭性」「需要哪些基礎建設」「庫存風險有多高」「能否獨占市場」等項目逐一確認及深思。


1縱軸:先在縱軸上方,寫下家人年紀等基本資料;
接下來再依序填進「健康」「休養、知識」「心靈、精神」「社會、工作」「個人、家庭」「經濟、物質、金錢」等6個領域;最下方可寫上在參考了相關資料後,對未來社會變化的預測。

2橫軸:衡軸則是設計有「目前」「未來」「差距」「年齡」等項目,其中年齡又可依15年計畫,細分為15格,每個表格填上關鍵字(例如實際的行動)。

前述6個領域的目標構思完成後,先依照優先順序將目標填入「未來」的格子中,接著在「目前」格子中寫下現狀,再將「現狀」與「未來」比較的結果,填入「差距」的欄位中。

3劃分階段:最後,一定要明確規畫「什麼時候,要做到什麼程度」。具體做法是以「年」為單位訂定目標,並將總時程劃分為數個階段,然後再將已經決定要花費幾年達成目標的期限,填入預計達成目標該年的欄位中。


《心智圖超強工作術》

文藝復興時期的藝術大師達文西(Leonardo da Vinci)在他流傳後世的筆記本中,充分展現了他在建築、解剖、繪畫等領域的過人天分與創意。不少人以為,他筆記本裡的內容,多半是他天馬行空、漫無目 的的隨想,不過如果仔細觀察,可以發現達文西非常善用顏色、符號、圖像、線條、關鍵字詞等方法或工具,將他的構想化為圖像化筆記。

達文西的這種做法,其實是奠基於深度的思考與縝密的邏輯,也就是所謂的「心智圖思考」:在將大腦裡的想法落筆寫下的同時,一幅清楚勾勒出事物彼此關連性的綜覽圖,便已躍然紙上。

《心智圖超強工作術》一書指出,心智圖其實就是重複運用「擴展」和「收納」這兩個原則,達到創意思考和分析、整理資訊的效果。

以「泡澡產品」促銷方案的規畫為例,「泡澡產品促銷方案」就是心智圖裡的核心關鍵字,接下來再根據這個核心關鍵字向外擴展,延伸出「主題」「基本方針」「解決對策」等多項討論。

其中,「主題」可再細分為「現況」「問題點」和「需要釐清的課題」;而「現況」又可再衍生出「市場」「競爭」「消費者」「自家產品」等分析。

由此再往下推演,「市場分析」包括產品在過去和近幾年的市場表現;「競爭者分析」包括產品市占率、產品品類、競爭產品效果;「消費者分析」則可以由目標族 群向外延伸,聯想消費者重視的產品特性,以及從消費者喜愛的效果中發掘更多可能;最後在分析「自家產品」時,則可以從商品特性、變化的可能性(產品的顏 色、包裝、香氣)等面向著手。

無論是蒐集資訊、執行交辦事務、構想企畫,或是發想、歸納動腦會議成果,活用心智圖就能將想法發散延伸,不但可在一張紙上清楚看出完整的架構,就連想法是否有缺漏或重複,也都能一目了然。

在繪製心智圖時,藉由在心智圖上做出色彩、圖像、優先程度的區分,還可以讓筆記內容的視覺更豐富、訊息更容易歸納。

儘管心智圖看似發散,但因為是以分支形式構成,每個分支又等於一個子標題,(像左圖「市場分析」「競爭分析」「消費者分析」「自家產品分析」就是收納在「現況分析」下),所以也具有收納整理的功能,在討論的時候較容易聚焦,不至於因為無盡延伸而偏離主題。

1從中央字串開始:先準備一張白紙,在白紙正中央寫上「做為主題的字串」(中央字串),並在其周圍畫上與該字串相關的圖像(或圖案)。

2向外延伸:由正中央開始向周圍延伸分支,並於各分支線上,寫上與中央字串或圖像相關的標題。
(1)分支線的長度要和標題字串的長度相同。
(2)愈接近中央的分支線應愈粗,而愈接近末端的分支線則應愈細。
(3)在繪製各標題的分支時,要盡量繪出平順美觀的線條。

3定義副標:接著在各標題之後寫上相關的副標題。
(1)只需寫出當下所想到的、足以表現該標題內容的關鍵字即可。
(2)標題的數目若過多,將會導致閱讀上的困難,因此應控制在7項以內。
(3)使用的單字要有次序性和邏輯。

4加強重點訊息:運用顏色、符號、圖案等方式,強調重要資訊。
(1)可將分支線及單字塗上顏色。
(2)可在分支字串的前後,加入符號或圖案。
(3)想要強調分支線上的單字時,可以使用圈選或著色等方式。
(4)想要強調某一區塊的分支線時,可將整塊區塊加上框線或色塊。


《筆記本成功術》

作者米山公啟表示,正因靈感可能來自任何事物,因此創意筆記本不必有固定格式,寫入的內容也可以隨心所欲。但不管記錄什麼、用什麼方式記錄,最重要 的原則就是「寫下自己的感動」,因為這是幫助了解「我對哪方面事物感興趣」的最佳線索。而好創意,通常來自於自己滿懷熱情的事物上。

日本知名服裝設計師森英惠,平日便會將有趣文章、美麗明信片、偶然拾獲的落葉或緞帶,都貼進筆記本裡,乍看似乎毫無關連,但累積一段時間再來翻閱,可能就會發現「原來我這陣子都在蒐集60年代的東西」,而這項體悟很可能就成為靈感來源,化為下一季的設計主題。

創意筆記本的內容也許雜亂,但米山建議別太在意這點,重點在於勤做紀錄。如果不知道該記些什麼,則可參照以下4種主題,強迫自己留下生活點滴,日積月累之後,多半能有所發覺與領悟:

1.寫下今年熱中的主題,並畫出相關模式圖

先選擇一個現在最感興趣的主題,再由這個主題延伸探討「我為何對此感興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法與創意,並嘗試畫成相關模式圖。

米山解釋,在畫模式圖時,「事物與事物之間的關聯性」是最值得關注的部分,這有助於檢證自己的思考模式,並延伸出新的創意,可說是個人思考流程的分解圖。

2.抄寫佳句、名言,標註心得

抄寫格言佳句不只是欣賞前人的智慧,更重要的意義在於「為什麼要選擇這句話寫下來?」米山認為,會覺得某句話值得記錄,必定是因為這句話使人動心,與自己當時的心境產生了共鳴。

所以,翻閱自己過往抄寫過的句子,可以看出自己在某個時段,曾對於哪些主題特別有感觸(例如戀愛、成長、生涯、友情、家庭等等),也顯示出自己在不同人生階段中的思索重點。最重要的是,翻閱之前記錄的佳句,常會因為歷練的增加而有新的體悟,從中激發出有趣的創意。

3.用數位相機做生活記錄

數位相機的問世,使得人們拍照時不必再擔心「照得不好」「拍失敗」「浪費底片」等問題,可以放心大膽地隨手拍,因此米山建議,不妨養成「每天都用數位相機拍攝至少一張照片」的習慣,內容不必別出心裁,只需是日常生活的某個片段即可。

這種「生活剪影」式的照片,看似平凡,其實隱含了更深層的心理狀態,即使是一朵花、一片水塘,都是當下心情的投射。再者,我們對生活往往太過習慣而不自覺,透過相片擷取生活片段,可以提醒自己「原來我曾經歷過、注意過這件事」,對於創意發想是很棒的刺激。

4.畫圖日記

除了寫字之外,有時也可嘗試在筆記本裡塗鴉、畫圖,因為想要表達某一瞬間的印象時,圖像往往比文字能闡述更多意義,也不像照片會受到鏡頭的局限。

畫圖時,不管是素描或漫畫都可以,也不必仔細畫出周圍一切事物,只需抓住特別注意到的主題即可。對於把「我不太會畫畫」這句話掛在嘴邊的人,米山認為,畫 得好不好根本不重要,因為光是在思考「要畫什麼當主題」時,就等於是在針對經歷過的事物做深度回想,是很棒的延伸思考鍛鍊。


1以「今年熱中的主題」做延伸聯想:以自己「今年熱中的主題」為中心,延伸寫下「我為何對此感到興趣」「哪一點特別吸引我」「此後可能會有哪些發展」……等周邊想法。

例如,今年熱中於「iPod」,那麼就可以試著寫下「喜歡iPod的理由」「希望iPod新增哪些功能」等想法,不斷向外擴展,就等於幫自己進行創意思考。

2從「格言佳句」看見自身成長:記下讓你感動的格言佳句,並且註明受到感動的理由,有助於發掘自己內心深處的想法。而回顧過去抄寫過的句子,則可能會因為人生歷練的不同,而新增不同的體會,看見自我成長的軌跡。

3用數位相機寫「照片日記」:我們經常對生活中許多事物視而不見,透過鏡頭將某個片刻變成圖片,可以強迫自己觀察周遭環境,進而得到不一樣的體會。

4練習「生活繪本」:畫下自己感興趣的主題,不僅比文字能闡述更多意義、比拍照的自由度更高,而且還完全不受時空局限。畫得好不好不是重點,光是構思要畫什麼本身,就有助於自己進行主題式思考、聯想與發想。


《超有效備忘錄》

作者大勝文仁表示,會對工作感到疲憊,常常不是因為事情太多,而是事情做得不順,好像怎麼做都做不完,疲憊感便會油然而生;反之,如果事情做起來非常順利,縱使工作很多,大概也會覺得「做得很起勁」,充滿成就感。
「利用備忘錄,明確列出待辦事項,」不但是工作上最常見的筆記行為,更有助於讓事情做起來順手又有效率。

待辦清單,是效率工作的基本要素

所謂「待辦清單」,就是將應該辦的事情,統統列成清單,然後分析輕重緩急,安排自己一天的工作順序,讓事情做起來更有條理。

在撰寫待辦清單時,大勝建議以「時間順序」做排列,逐一列明「今日內完成」「明天內完成」「本周完成」「本月完成」,當然有必要時,也可追加「今年內完成」「明年內完成」「三年內完成」……等長期未來計畫;至於清單項目的內容,則務必力求詳細。

大勝舉例,像「打電話給山田」這種寫法就是不合格的,應該寫成「打電話給A公司的山田」「打電話給B公司的齋藤」…‥,一直細分到不能再分下去為止。

列出清單後,還要再依照每項工作的性質,在「應該仔細思考的事」前面標上「◎」、「單純的作業」前面標上「●」,以茲區分。大勝說明,在待辦事項上加註符 號,是為了檢視工作內容的品質,因為會被列入「今天內做完」的事項,通常都很緊急,不過「緊急」並不等於「重要」,要是發現「今天內做完」項目內盡是標記 了「●」(單純作業),就表示自己的工作規畫可能出了問題,才會每天都得趕在最後時刻忙著救火。

最後,當一件工作完成後,大勝建議使用紅筆劃掉該項工作,一方面可強迫自己將工作內容劃分得更加明確(許多工作都是環環相扣,唯有將項目切割到非常細項,才可精確地掌握完成程度);二來「用紅筆劃掉」這個小動作可以帶來視覺上的成就感,有效提振工作心情。

為突發狀況做好準備,資訊不漏接

就算擬定了再完整的待辦清單,難免會遇到突發狀況,例如上司臨時指派任務、同事突然有事拜託等等,如果沒有預留任何彈性及空間,工作計畫還是很可能被全盤打亂。對此,大勝建議在辦公桌抽屜中,準備一本夾著原子筆的B5筆記本,做為臨時需求的專用備忘錄。

另一個容易打亂工作節奏的突發狀況,則是忽然響起的電話,以及常會隨之而來的留言與傳話需求。
大勝建議主管或部門應製作一份「規格化的傳話單」:在B5大小紙張印上表格,預設好「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」等基 本資料,並在「留言事項」欄內標示「稍後回電」「請告知有人來電」「儘速聯絡」等選項,註明當事人收到後應該如何應對,避免「重要事情聽過就忘」「訊息告 知不完全」等意外發生。

1依照時間順序,詳列待辦事項清單:
列出已知的待辦事項,然後依照完成期限排出先後順序,至此「工作清單」就算完成。知道「我今天就只需要完成這些」的踏實感,對於穩定工作情緒有莫大助益。

2詳盡寫出每件工作的內容:務必將每一項都拆解成「獨立事件」,不留模糊地帶,以免執行時才發現該做的事,遠多於原先以為的,不僅打擊士氣,還容易造成流程的延宕。

3區分工作的性質:使用記號來區分某項工作是「應該仔細思考的事項」或「單純的作業」,有助於檢視自己的工作品質。一旦發現自己每天都忙著處理「單純的作業」時,就要提醒自己應該調整工作內容,花更多精神在「需要思考的事情」上。

4用紅筆劃掉已完成項目:這個動作除了可以提醒自己還有哪些工作待辦,還可在視覺上營造「事情都做完了」的成就感,有助於提振心情。

5製作「規格化的傳話單」:詳列「日期」「時間」「XX公司」「XX部門」「XX留言」「給XX」「留言事項」等必要項目,用以確保資訊傳遞不發生漏失。

延伸閱讀:

本文整理自經理人:http://www.managertoday.com.tw/
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